Microsoft office(word) full chapter discription माइक्रोसॉफ़्ट ऑफिस (वर्ड) डिस्क्रिप्शन computer short cut keys कम्प्यूटर शार्ट कट की | short cut keys of M.S.Office Word | All short cut keys of computer office |Important topic for ITI | ITI COPA , ELECTRICIAN , FETER, , DIESEL IMPORTANT TOPIC FOR EXAM
Microsoft office(word) full chapter discription माइक्रोसॉफ़्ट ऑफिस (वर्ड) डिस्क्रिप्शन computer short cut keys कम्प्यूटर शार्ट कट की
Definition परिभाषा:-
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर है, जिसे MS Office भी कहते है । यह अमेरिका की कंपनी माइक्रोसॉफ्ट द्वारा निर्मित किया गया है । MS Office लगभग सभी कार्यालयों, स्कूलों, कॉलेजों, आदि में प्रयोग में लाया जाता है । यह कार्यालय सम्बन्धित सभी कार्यों को पूरा करने में सहायता प्रदान करता है । जैसे पत्र लेखन, एकाउंटिंग कार्य, प्रस्तुतिकरण , सारणियों की गणनायें , ग्राफ प्रदर्शन आदि कार्यों को MS Office की सहायता से किया जा सकता है । इस प्रकार यह एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम है, जो विभिन्न प्रोग्रामों का समूह है -
(1) माइक्रोसॉफ्ट वर्ड
(2) माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल
(3) माइक्रोसॉफ्ट पॉवर पॉइन्ट
(4) माइक्रोसॉफ्ट पब्लिशर
(5) माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक
[1] Microsoft Office Word (माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस वर्ड)(MS-Word):-
यह एक प्रकार का वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है , जिसका प्रयोग किसी डॉक्यूमेंट को बनाने , उसमे कुछ सुधार करने के लिए किया जाता है । यह एक बहुत महत्वपूर्ण सॉफ्टवेयर है ,जो लगभग सभी कम्प्यूटर में MS-Office पैकेज के अन्दर पाया जाता है । इसमें अनेक प्रकार के टूल्स पाये जाते है, जो 45kb से कम साइज के डॉक्यूमेंट को बनाने, उसमें बदलाव करने , डॉक्यूमेंट की प्रिंटिंग करने, उसमें एडिटिंग करने आदि कार्यों के लिए प्रयोग किये जाते है। इस सॉफ्टवेयर के प्रयोग से विभिन्न प्रकार के टेक्सटाइल डॉक्यूमेंट और डॉक्यूमेंट में चित्र आदि लगाकर एक आकर्षक डॉक्यूमेंट तैयार किया जाता है।
[1.1] माइक्रोसॉफ्ट वर्ड को प्रारम्भ करना (Starting MS-Word):-
MS-Word खोलने या प्रारम्भ करने की दो विधियाँ है -
(A) टास्कबार में start बटन पर click करते है । उसके बाद Run विकल्प पर click करते है , जिसके फलस्वरूप एक textbox प्रदर्शित होता है । उस textbox में Winword टाइप करके Enter कुंजी दबाते है ।
(B) click start बटन - All Programs - Microsoft Office - Microsoft Office Word 2007 ।
[1.2] माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के अवयव (Components of Microsoft Word):-
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के निम्नलिखित अवयव होते है -
टाइटल बार (Title Bar):-
यह माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डॉक्यूमेंट में सबसे ऊपर एक रिबन (पटटी) होती है , जो फ़ाइल का नाम और जिस सॉफ्टवेयर में फ़ाइल खुली है तथा उस सॉफ्टवेयर का नाम दिखाती है । टाइटल बार मे तीन बटन होते है जो निम्न प्रकार है -
(i) Minimize (मिनीमाइज):- इस बटन को क्लिक करने से विंडो अस्थायी रूप से बंद होकर टास्क बार में एक बटन के रूप में बदल जाती है।
(ii) Maximize Restore (मैक्सिमाइज / रिस्टोर) :- इस बटन को क्लिक करने से विंडो की पूरी स्क्रीन बदल जाती है और मैक्सिमाइज़ बटन रिस्टोर बटन में बदल जाता है , जिस पर छोटे आयतों (■) का एक जोड़ा छपा होता है ।
(iii) Close (क्लोज) :- इसका प्रयोग किसी खुली हुई फ़ाइल को बन्द करने के लिए करते है ।
स्टैंडर्ड टूल बार (Standard Tool Bar) :-
इसमें फ़ाइल और टेक्स्ट सम्बन्धी कार्यों के लिए टूल रहते है ;जैसे - नई फ़ाइल खोलना , पुरानी फ़ाइल खोलना , फाइलों को सुरक्षित रखना इत्यादि।
Ribbon (रिबन) :- यह स्क्रीन के टाइटल बार के नीचे एक पट्टी होती है । रिबन में किसी कार्य को करने के लिए आदेशों का एक पैनल होता है ; जैसे - सेव , ओपन, प्रिंट आदि ।
Tab (टैब):- रिबन पर मेन्यू बार मे कुछ बटन लगे होते है । इस बटनों को टैब कहते है ।
टैब की कमांड्स निम्न प्रकार है-
Ruller (रूलर):-
यह डॉक्यूमेंट विण्डो के टॉप पर और उसके बाएँ तरफ दिखाई देता है । रूलर का प्रयोग किसी डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट के क्षेतिज और ऊर्ध्वाधर (Horizontal and Vertical)
हाशिए (Margin) को देखने व सेट करने के लिए करते है ।
रूलर्स (Rulers) दो प्रकार के होते है -
(i) क्षेतिज रूलर (Horizontal Ruler):- यह डॉक्यूमेंट की चौड़ाई (Width) को सूचित करता है । इसका प्रयोग लेफ्ट और राइट मार्ज़िन को सेट करने के लिए करते है ।
(ii) ऊर्ध्वाधर रूलर (Vertical Ruler):- यह डॉक्यूमेंट की ऊँचाई (Height)को सूचित करता है । इसका प्रयोग टॉप और बॉटम मार्ज़िन को सेट करने के लिए किया जाता है ।
Status Bar (स्टेटस बार):-
यह बार डॉक्यूमेंट से सम्बंधित कुछ सूचनाएं; जैसे- पेज नम्बर, करण्ट पेज, करण्ट टेम्पलेट, कॉलम नम्बर और लाइन नम्बर आदि को दिखाता है ।
कार्य क्षेत्र (Working Area):-
यह डॉक्यूमेंट विण्डो का आयताकार क्षेत्र होता है , जिसमे आप कुछ टेक्स्ट टाइप करते हो या कोई चित्र या वस्तु जोड़ते हो । इसे वर्कप्लेस (Workplace) नाम से भी जाना जाता है ।
कर्सर (Cursur):-
इसे प्वॉइंटर भी कहते है । यह किसी टेक्स्ट के प्रारम्भिक बिन्दु को दर्शाता है । कर्सर जिस स्थान पर होता है , उसी स्थान पर कोई टेक्स्ट टाइप होता है।
[1.3] माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की विशेषताएँ (Features of Microsoft Word):-
माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड की निम्नलिखित विशेषताएँ है -
Text Editing (टेक्स्ट एडिटिंग):- MS-Word में किसी टेक्स्ट को लिखना , लिखे हुए टेक्स्ट को एडिट करना , डिलीट करना , टेक्स्ट के डॉक्यूमेंट को मॉडिफाई करना आदि कार्य बहुत ही आसानी से होते है । यदि किसी टेक्स्ट को कट कर दिया है, तो कट किया हुआ टेक्स्ट क्लिपबोर्ड में अस्थायी रूप से स्टोर रहता है । जब उसे पेस्ट कर देते है , तो क्लिपबोर्ड से कट किया हुआ टेक्स्ट हट जाता है ।
Formate Text (फॉर्मेट टेक्स्ट):- MS-Word में किसी टेक्स्ट या शब्द की अनेक प्रकार की शब्द डिजाइन से मॉडिफाई (Modify) कर सकते है । विभिन्न प्रकार की स्टाइल का प्रयोग करके टेक्स्ट के एपीयरेंस (Appearance) को बदल सकते है ।
Indentation (इंडेंटेशन):-इंडेंटेशन का तात्पर्य पेज की बाउंड्री और टेक्स्ट के बीच के अंतर से है । इसके प्रयोग से टेक्स्ट और पेज बाउंड्री के बीच मे चारों तरफ से गैप को कम या ज्यादा कर सकते है ।
Page Orientation (पेज ओरिएंटेशन):- इसका प्रयोग किसी टाइप किये हुए टेक्स्ट को एक क्षेतिज पेज में या ऊर्ध्वाधर पेज में प्रिन्ट करने के लिए किया जाता है ।
MS-Word में दो प्रकार के पेज ओरिएंटेशन होते है -
(i) क्षेतिज ओरिएंटेशन (Horizontal Orientation)
(ii) ऊर्ध्वाधर ओरिएंटेशन (Vertical Orientation)
फाइंड एंड रिप्लेस (Find And Replace):- MS-Word में टाइप किये गए टेक्स्ट में से किसी विशेष करैक्टर या शब्द को आसानी से फाइंड (Find) किया जा सकता है । इसमें फाइंड किये गए करैक्टर या शब्द को किसी दूसरे करैक्टर या टेक्स्ट से बदला भी जा सकता है ।
Spelling Check (स्पेल चेक ):- इसमें स्पेलिंग और ग्रामर को चेक करने की सुविधा भी होती है । यह ऑटोमेटिकली (Automatically) स्पेलिंग और ग्रामर (Grammar) की गलतियों को ढूंढता है तथा उसे सही भी कर देता है ।
Dictionary (शब्दकोश):- इस सॉफ्टवेयर में एक comprehensive Dictionary और शब्दकोश होता है, जो एक शब्द के कई पर्यायवाची (Synonyms) देता है ।
Bulletine And Numbering (बुलेट्स एंड नम्बरिंग):- इस सॉफ्टवेयर में अनेक प्रकार के बुलेट्स (विशेष प्रकार के चिन्ह) और नम्बर (गिनती के अंक , रोमन नम्बर और अंग्रेजी के अक्षर) होते है , जिसका प्रयोग करके पेज में एक लिस्ट बना सकते है और पेज में लिखे हुए डाटा को एक क्रम में भी रख सकते है ।
Mail Merge (मेल मर्ज):- मेल मर्ज MS-Word की वह सुविधा है, जिसके द्वारा एक पत्र अनेक व्यक्तियों को भेज सकता है अथवा कुछ सूचनाएं बदलते हुए किसी दस्तावेज की अनेक प्रतियाँ निकाल सकते है । इसमें दो फाइलों से सूचनाएं लेकर उन्हें आपस मे मिलाकर या विलय (Merge) करके वास्तविक दस्तावेज तैयार किया जाता है ।
Graffix (ग्राफिक्स):- यह MS-Word में ड्राइंग बनाने की अच्छी सुविधा होती है । इसके द्वारा विभिन्न प्रकार की आकृति ;जैसे - वृत , आयत , रेखायें , त्रिभुज आदि अनेक प्रकार की ड्राइंग आसानी से बना सकते है । इसमें ड्राइंग बनाने का ड्राइंग टूलबार उपलब्ध होता है जिसमे अनेक प्रकार की ड्राइंग होती है ।
Object Linking And Embending (ऑब्जेक्ट लिंकिंग एंड एम्बेडिंग):- यह एक प्रकार की प्रोग्राम इंटीग्रेशन टेक्नोलॉजी है, जिसका प्रयोग करके ऑब्जेक्ट (Object) के द्वारा सूचनाओं को प्रोग्राम के मध्य सांझा (Share) तथा प्रदर्शित किया जाता है । इसमें विभिन्न प्रकार के ऑब्जेक्ट; जैसे - चार्ट्स (Charts) , समीकरण (Equations), विडिओक्लीप, पिक्चर आदि पाये जाते है, जो सूचनाओं को सांझा करने तथा प्रदर्शित करने में प्रयोग किए जाते है ।
Horizontal And Vertical Scroll Bar (क्षेतिज और ऊर्ध्वाधर स्क्रॉल बार ) :- इस सॉफ्टवेयर में दो स्क्रॉल बार होते है , जो पेज को डॉक्यूमेंट विंडो में ऊपर- नीचे या दाँए बाएँ मूव करते है । इसमें क्षेतिज स्क्रॉल बार होता है , जो स्टेटस बार के ऊपर स्थित होता है । यह स्क्रॉल बार पेज को दाईं ओर या बाईं ओर मूव करा सकते है यह स्क्रॉल बार पेज को डॉक्यूमेंट विंडो में ऊपर नीचे मूव कराता है ।
[1.4] नया डॉक्यूमेंट बनाना (Creating a New Document):- वर्ड में नया डॉक्यूमेंट बनाने के लिए निम्न में से किसी एक विधि का प्रयोग करें-
(i) File मेन्यू में New ऑप्शन पर क्लिक करें।
(ii) टूलबार में New बटन पर क्लिक करें।
(iii) की- बोर्ड से Ctrl+N कुंजियाँ दबाये।
[1.5] Opening And Closing the Documents (डॉक्यूमेंटस को खोलना व बन्द करना) :-
डाक्यूमेंट्स को खोलना (Opening the Documents):-
किसी भी डॉक्यूमेंट को खोलने के लिए निम्न पदों का अनुसरण किया जाता है-
(i) माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन - Open पर क्लिक कीजिए ।
या Ctrl+O सयोंग कुंजी का प्रयोग कीजिये । इससे Open डॉयलोग बॉक्स निम्न चित्र की भाँति प्रस्तुत होगा ।
(ii) इसमें Look in लिस्ट बॉक्स में उस फोल्डर का नाम दिया जाता है ,जिसमे डॉक्यूमेंट होने की संभावना होती है यूजर द्वारा बनाई गई फाइले यूजर अपने उपयोग के अनुसार किसी भी फोल्डर व हार्ड डिस्क में Save कर सकता है ।
(iii) Look in लिस्ट बॉक्स से लोकेशन सेलेक्ट करने के बाद उस फ़ाइल पर क्लिक करके Open बटन पर क्लिक करें ।
Save And Save As (सेव और सेव ऐज):- जब तक किसी डॉक्यूमेंट को किसी डिस्क पर सेव (Save) नही किया जाता तब तक वह केवल मुख्य मैमोरी में रहता है और किसी कारण से बिजली चले जाने पर हमेशा के लिए नष्ट हो जाता है ।
इसलिए प्रत्येक डॉक्यूमेंट को सेव करना आवश्यक होता है । किसी भी वर्ड फ़ाइल या डॉक्यूमेंट को सेव करने के लिए निम्न पदों का अनुसरण किया जाता है ।-
(i) माइक्रोसॉफ़्ट ऑफिस बटन - Save/Save As पर क्लिक कीजिए या Ctrl + S सयोंग कुंजी को दबाइए । इससे Save As डॉयलोग बॉक्स निम्न चित्र की भांति प्रदर्शित होगा -
(ii) प्राप्त डॉयलोग बॉक्स में File name लेबल के सामने वाले टेक्स्ट बॉक्स में उस डॉक्यूमेंट का नाम Save as type में उसका टाइप चयनित करके Save बटन पर क्लिक कीजिए । ऐसा करने से वह डॉक्यूमेंट उस नाम से डिस्क पर सेव (Save) हो जाता है व विंडो के टाइटल बार पर उसका नाम प्रतिस्थापित (Replace) हो जाता है व प्रत्येक बार वह फ़ाइल खोलने पर टाइटल बार पर सेव किया हुआ file name प्रदर्शित होता है ।
Save और Save As में अन्तर -
किसी भी डॉक्यूमेंट या फ़ाइल को पहली बार सेव (Save) करने के लिए Save या Save As दोनों का ही प्रयोग कर सकते है । पहले से सेव की गई फ़ाइल को Save करने से वह फ़ाइल उसी नाम से सेव होती है जबकि Save As कमाण्ड से हम फ़ाइल को अन्य किसी नाम से भी सेव (Save) कर सकते है।
Closing the Document (डॉक्यूमेंट को बंद करना) :- किसी भी वर्ड डॉक्यूमेंट को बंद करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट आफिस बटन पर क्लिक करें तथा Close कमांड पर क्लिक करें ।
[1.6] टेक्स्ट बनाना और उसे मैनिपुलेट करना (Creating and Manipulating the Text):-
वर्ड डॉक्यूमेंट खुल जाने के बाद यूजर टेक्स्ट टाइप करना आरम्भ करता है । टाइप किया गया टेक्स्ट कैरेक्टर क्रम से कर्सर के स्थान पर जुड़ता चला जाता है । Enter का प्रयोग करने से कर्सर नई लाइन में पहुंच जाता है । टाइपिंग में होने वाली गलतियों को या तो उसी समय बैकस्पेस (Backspace) कुंजी के द्वारा या तीर के बटनों के द्वारा सही स्थान पर कर्सर ले जाकर Delete या कुंजी द्वारा ठीक किया जा सकता है । डॉक्यूमेंट में एडिटिंग करके कभी भी कोई भी परिवर्तन किया जा सकता है ।
टेक्स्ट का सिलेक्शन :-
सर्वप्रथम माउस प्वॉइंटर को उस इच्छित स्थान पर लाएँ जहाँ से यूजर टेक्स्ट को सिलेक्ट करना चाहता है । वहां पर माउस बटन को क्लिक करके रखें व उसे दबाये हुए माउस प्वॉइंटर को दायीं ओर मूव कराएं जैसे -जैसे यह प्रिक्रिया होगी वैसे-वैसे टेक्स्ट हाईलाइट हो जाएगा ।
इस प्रकार कर्सर के शुरुआती स्थान से अंतिम तक का सारा डाटा (लाइनों , पैराग्राफ आदि सहित) सिलेक्ट हो जाएगा ।
इसके अतिरिक्त निम्न पदों का प्रयोग करने से भी टेक्स्ट को अधिक आसानी से सिलेक्ट किया जा सकता है-
(i) जिस भी टेक्स्ट , शब्द तथा पैराग्राफ को सिलेक्ट(Select) करना है उसके शुरुआत में कर्सर की स्थिति को सुनिश्चित करें ।
(ii) Shift कुंजी के साथ निम्न कुंजियों का प्रयोग करने से विभिन्न कार्य होते है जिनका वर्णन इस प्रकार है -
यदि यूजर को पूरे डॉक्यूमेंट के कण्टेन्ट को सिलेक्ट करना है , तो Home टैब - Editing ग्रुप - Select बटन - Select All कमाण्ड को चुने या Ctrl + A का प्रयोग करना चाहिए । सिलेक्ट हुए टेक्स्ट पर यूजर कई प्रकार की क्रियाएँ कर सकता है ;जैसे - कट , कॉपी आदि । यदि कोई कण्टेन्ट सिलेक्ट नहीं है , तो यह कमाण्ड निष्क्रिय (Disable) हो जाती है ।
कट ,कॉपी और पेस्ट (Cut, Copy And Paste):-
किसी भी टेक्स्ट को कट / कॉपी करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) जिस टेक्स्ट या कण्टेन्ट को कट / कॉपी करना है , पहले उसे सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब - Clipboard ग्रुप - Cut / Copy कमाण्ड को आवश्यकतानुसार चुने ।
या सिलेक्ट कण्टेन्ट पर राइट क्लिक करके प्राप्त कन्टेक्सट मेन्यू (Context Menu) में से Cut / Copy को आवश्यकतानुसार चुनें ।
या Ctrl + X संयोग कुंजी को कट करने के लिए और
Ctrl + C संयोग कुंजी का प्रयोग कॉपी करने के लिए करें ।
इनमे किसी भी एक निर्देश का पालन करने से कट / कॉपी किया गया कण्टेन्ट क्लिपबोर्ड पर स्वतः ही आ जाएगा ।
कट / कॉपी किए गए कण्टेन्ट को पेस्ट (Paste) करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) सबसे पहले कर्सर की स्थिति को सुनिश्चित करें , जहाँ उस कण्टेन्ट को पेस्ट करना है ।
(ii) Home टैब - Clipboard ग्रुप - Paste कमाण्ड को चुनें ।
या कर्सर के स्थान पर राइट क्लिक करके Paste कमाण्ड को चुनें ।
या Ctrl + V संयोग कुंजी का प्रयोग करे या Clipboard डाइलॉग बॉक्स में से इच्छित पदों के अनुपालन से टेक्स्ट कर्सर के आगे स्वतः ही जुड़ जाएगा ।
फॉण्ट और साइज का सिलेक्शन (Font And Size Selection):-
यूजर किसी भी टेक्स्ट का फॉन्ट तथा आकार भी बदल जाता है । टेक्स्ट के फॉण्ट को बदलने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है ।
(i) टेक्स्ट को सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब के Font ग्रुप के Font Face बॉक्स के Arrow पर क्लिक करें ।
(iii) प्रस्तुत लिस्ट में से इच्छानुसार Font को चुनें ।
टेक्स्ट के साइज का सिलेक्शन करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) टेक्स्ट को सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब के Font ग्रुप के Font Size बॉक्स के Arrow पर क्लिक करें।
(iii) प्रस्तुत लिस्ट में से इच्छानुसार Size को चुनें ।
टेक्स्ट का एलाइनमेन्ट :-
वर्ड डॉक्यूमेंट की उपयोगिता को बढ़ाने के लिए टेक्स्ट एलाइनमेन्ट का प्रयोग किया जाता है । इस कार्य को करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है ।
(i) जिस टेक्स्ट या कण्टेन्ट का एलाइनमेन्ट सेट करना है , उसे सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब - Paragraph ग्रुप में से उचित एलाइनमेन्ट को क्लिक करें । Paragraph ग्रुप में इस कार्य को करने के लिए 4 बटन उपलब्ध है ।
● लेफ्ट एलाइनमेन्ट ● राइट एलाइनमेन्ट
● सेण्टर एलाइनमेन्ट ● जस्टीफ़ाइड
[1.7] टेक्स्ट की फॉर्मेटिंग करना (Formatting the Text):-
MS-Word 2007 में यूजर किसी भी सिलेक्टेड टेक्स्ट पर बहुत आसानी से फॉर्मेटिंग कर सकता है। यह कार्य वर्ड 2007 में रिबन पर स्थित ग्रुप्स से किया जाता है ।
टेक्स्ट को हाईलाइट करना :-
किसी भी टेक्स्ट को हाईलाइट करने के लिए प्रायः निम्नलिखित चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) इच्छित टेक्स्ट को सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब के Font ग्रुप से Text Highlighting Color ऑप्शन के Arrow पर क्लिक करें, जिससे एक कलर बॉक्स खुल जाएगा ।
(iii) इस कलर बॉक्स में से इच्छानुसार कोई भी रंग चुन लीजिए । इस प्रकार से किसी भी टेक्स्ट को हाईलाइट किया जा सकता है । हाईलाइट का प्रभाव समाप्त करने के लिए हाईलाइट ऑप्शन को पुनः खोलकर उसमें से No Color विकल्प को सिलेक्ट किया जाता है ।
टेक्स्ट का रंग बदलना :-
इस कार्य को करने की विधि अग्रलिखित है-
(i) टेक्स्ट को सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब के Font ग्रुप से Font Color ऑप्शन को चुने । इससे एक कलर बॉक्स प्रदर्शित होगा ।
(ii) इस बॉक्स में से कोई भी रंग सिलेक्ट करने से टेक्स्ट का कलर बदल जाता है । टेक्स्ट को फिर से काले रंग में लाने के लिए कलर बॉक्स को फिर से खोलकर उसमे से Automatic विकल्प को सिलेक्ट कीजिए।
पैराग्राफ इन्डेंटिंग :-
किसी पैराग्राफ की सभी पंक्तियों को थोड़ा दांई ओर हटाकर मार्ज़िन सेट करने की विधि को पैराग्राफ इंडेंटेशन कहते है । इस कार्य को करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) पैराग्राफ को सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब के Paragraph ग्रुप में से Increase Indent या Decrease Indent बटनों का आवश्यकतानुसार प्रयोग करें।
यह Margines को कम से कम एक टैब के बराबर क्रमशः अधिक तथा कम करने के लिए प्रयोग किये जाते है । पैराग्राफ को इण्डेन्ट क्षेतिज रूलर द्वारा भी किया जा सकता है ।
इस रूलर के बाएँ किनारे पर दो छोटे त्रिकोण (Triangle) ऊपर - नीचे बने हुए है , उनके नीचे एक छोटा सा आयत (Rectangle) बना हुआ है और दाँए किनारे पर एक त्रिकोण बना हुआ है । इन्हें मार्कर (Marker) कहा जाता है । लेफ्ट इण्डेन्ट तथा राइट इण्डेन्ट मार्करों का प्रयोग पूरे पैराग्राफ को अलग मार्ज़िन देने में अथार्त किसी पैराग्राफ को अन्य पैराग्राफ से कम या अधिक गैप (Gap) देने में किया जाता है । यूजर इन्हें माउस प्वॉइंटर से पकड़कर दाएँ या बाएँ मूव करा सकते है और पैराग्राफ को उचित स्थान पर सेट कर सकते है ।
[1.8] बुलेट्स तथा नंबरिंग (Bullets and Numbering):-
कभी कभी MS - Word में प्रत्येक वाक्य को एक अलग लाइन में किसी विशेष चिन्ह जैसे बड़ा बिंदु या वर्ग के साथ दिखाया जाता है । इस चिन्हों को बुलेट और ऐसी सूचियों को बुलेट लिस्ट कहा जाता है । जब प्रत्येक वाक्य या लाइन को नम्बरों के द्वारा दर्शाया जाता है, तो उस लिस्ट को नंबर लिस्ट कहते है ।
बुलेट लिस्ट बनाना :-
MS - Word में यूजर दो प्रकार से बुलेट लिस्ट बना सकते है । पहली विधि से यूजर वाक्य टाइप करते समय ही बुलेट लिस्ट बना सकते है और दूसरी विधि में टाइप करने के बाद उसे बुलेट लिस्ट में बदल सकते है । यह दोनों विधियाँ निम्न प्रकार है -
प्रथम विधि - यूजर वाक्य टाइप करते समय ही निम्न चरणों का अनुसरण करके बुलेट लिस्ट बना सकता है
(i) किसी भी वाक्य को टाइप करने से पहले Asterisk* को टाइप करें ।
(ii) स्पेस देकर वाक्य को टाइप करें ।
(iii) Enter कुंजी दबाएं ।
जब यूजर बुलेट लिस्ट का अंत करना चाहे तो अंतिम वाक्य के बाद नया बुलेट आते ही सिर्फ Enter कुंजी दबाये ।
द्वितीय विधि - इस विधि में पहले से ही टाइप वाक्य में बुलेट लगाई जाती है । इसके लिए उस लिस्ट के सभी वाक्य अलग अलग पंक्तियों या पैराग्राफ में होने चाहिए । पंक्तियों / पैराग्राफ को बुलेट लिस्ट में बदलने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) वाक्यों को सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब - paragraph ग्रुप - Bullets बटन पर क्लिक कीजिए ।
या राइट क्लिक करके प्राप्त कन्टेक्सट मेन्यू में से Bullets कमाण्ड से उपयुक्त बुलेट को Bullet Library में से चुनें । जो निम्न प्रकार है -
ऐसा करते ही उन सभी वाक्यों की एक बुलेट लिस्ट बन जाएगी । किसी बुलेट लिस्ट की सामान्य वाक्यों या पैराग्राफों में बदलने के लिए पहले बुलेट लिस्ट को सिलेक्ट करें, फिर Home टैब में Paragraph ग्रुप से Bullets विकल्प पर क्लिक करे । इससे बुलेट लिस्ट सामान्य पैराग्राफ / वाक्यों में बदल जाएगी ।
नम्बर लिस्ट बनाना (Making Number List):-
MS-Word में बुलेट लिस्ट की तरह यूजर नम्बर लिस्ट भी बना सकते है । ऐसी लिस्ट संख्याएँ , कैरेक्टर या रोमन नम्बर आदि से प्रदर्शित होती है । नम्बर लिस्ट बनाने को प्रायः दो विधियाँ है-
प्रथम विधि - वाक्य टाइप करते समय ही नम्बर लिस्ट बनाने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण करें -
(i) कोई संख्या (1-9), कैरेक्टर (a या A), रोमन नम्बर (i) व उसके बाद (.) या दायां कोष्ठक ')' लगाकर Tab कुंजी दबाये ।
(ii) वाक्य को टाइप करें ।
(iii) Enter कुंजी दबाये।
वाक्य के अन्त में Enter कुंजी दबाने से अगला नम्बर स्वतः ही टाइप हो जाएगा ।
द्वितीय विधि - इस विधि से बुलेट लिस्ट की तरह सामान्य पैराग्राफों / वाक्यों को नम्बर लिस्ट में बदल सकते है। इस विधि में प्रायः निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) पैराग्राफ या वाक्यों को सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब - Paragraph ग्रुप - Numbering बटन पर क्लिक करें। प्राप्त ड्राप डाउन लिस्ट में से इच्छानुसार नंबरिंग स्टाइल को चुनें।
या राइट क्लिक करके प्राप्त कन्टेक्सट मेन्यू में से नंबरिंग स्टाइल को चुने । जो निम्न प्रकार है -
नंबरिंग को पैराग्राफ या कण्टेन्ट से हटाने की प्रक्रिया , बुलेट्स को हटाने की प्रक्रिया के समान है । इसमें पैराग्राफ / वाक्यों को सिलेक्ट करके प्लसेगहु बटन पर क्लिक करें।
[1.9] टेबल का मैनीपुलेशन (Manipulation of Table):-
टेबल में पंक्तियों और कॉलमों के रूप में सूचनाओं को व्यवस्थित किया जाता है । यूजर MS-Word के डॉक्यूमेंटस में कहीं भी टेबल डाल सकते है । टेबल क्षेतिज पंक्तियों (Horizontal Rows) तथा ऊर्ध्वाधर कॉलमों (Vertical Columns) से बनी होती है । पंक्तियों तथा कॉलमों के कटाव से बनने वाले खानों को सेल (Cell) कहा जाता है । सेलों में ही डाटा प्रविष्ट किया जाता है । इनमे यूजर साधारण टेक्स्ट , संख्याएँ अथवा चित्र प्रविष्ट कर सकता है । प्रत्येक सेल के टेक्स्ट को यूजर फॉर्मेट कर सकता है । बॉर्डर एवं शेडिंग फीचर्स का प्रयोग यूजर टेबल को आकर्षक बना सकता है ।
टेबल को इन्सर्ट करना :-
किसी वर्ड डॉक्यूमेंट में टेबल बनाने के लिए निम्नलिखित चरणों का अनुसरण किया जाता है ।
(i) साधारण टेबल बनाने के लिए पहले कर्सर को उस स्थान पर लाइए जहाँ पर यूजर टेबल को बनाना चाहता है ।
(ii) Insert टैब - Tables ग्रुप - टेबल विकल्प को क्लिक करें । इससे निम्न चित्र की भाँति ड्रॉप डाउन लिस्ट प्रस्तुत होगी ।
(iii) इस ड्राप डाउन लिस्ट पर माउस को घुमाने से आगामी टेबल के कॉलम्स व पंक्तियाँ हाईलाइट हो जाएँगीं व इच्छानुसार कॉलम व पंक्तियों को चुनकर क्लिक करने पर टेबल डॉक्यूमेंट में स्वतः ही इन्सर्ट हो जाएगी ।
इसके अतिरिक्त यह कार्य निम्न दो विधि द्वारा भी किया जा सकता है ।
(i) Insert टैब - Tables ग्रुप - Table - Insert Table को सिलेक्ट करें करने से निम्न चित्र की भाँति Insert Table डाइलॉग बॉक्स प्राप्त होगा ।
Definition परिभाषा:-
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर है, जिसे MS Office भी कहते है । यह अमेरिका की कंपनी माइक्रोसॉफ्ट द्वारा निर्मित किया गया है । MS Office लगभग सभी कार्यालयों, स्कूलों, कॉलेजों, आदि में प्रयोग में लाया जाता है । यह कार्यालय सम्बन्धित सभी कार्यों को पूरा करने में सहायता प्रदान करता है । जैसे पत्र लेखन, एकाउंटिंग कार्य, प्रस्तुतिकरण , सारणियों की गणनायें , ग्राफ प्रदर्शन आदि कार्यों को MS Office की सहायता से किया जा सकता है । इस प्रकार यह एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम है, जो विभिन्न प्रोग्रामों का समूह है -
(1) माइक्रोसॉफ्ट वर्ड
(2) माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल
(3) माइक्रोसॉफ्ट पॉवर पॉइन्ट
(4) माइक्रोसॉफ्ट पब्लिशर
(5) माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक
[1] Microsoft Office Word (माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस वर्ड)(MS-Word):-
यह एक प्रकार का वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है , जिसका प्रयोग किसी डॉक्यूमेंट को बनाने , उसमे कुछ सुधार करने के लिए किया जाता है । यह एक बहुत महत्वपूर्ण सॉफ्टवेयर है ,जो लगभग सभी कम्प्यूटर में MS-Office पैकेज के अन्दर पाया जाता है । इसमें अनेक प्रकार के टूल्स पाये जाते है, जो 45kb से कम साइज के डॉक्यूमेंट को बनाने, उसमें बदलाव करने , डॉक्यूमेंट की प्रिंटिंग करने, उसमें एडिटिंग करने आदि कार्यों के लिए प्रयोग किये जाते है। इस सॉफ्टवेयर के प्रयोग से विभिन्न प्रकार के टेक्सटाइल डॉक्यूमेंट और डॉक्यूमेंट में चित्र आदि लगाकर एक आकर्षक डॉक्यूमेंट तैयार किया जाता है।
[1.1] माइक्रोसॉफ्ट वर्ड को प्रारम्भ करना (Starting MS-Word):-
MS-Word खोलने या प्रारम्भ करने की दो विधियाँ है -
(A) टास्कबार में start बटन पर click करते है । उसके बाद Run विकल्प पर click करते है , जिसके फलस्वरूप एक textbox प्रदर्शित होता है । उस textbox में Winword टाइप करके Enter कुंजी दबाते है ।
(B) click start बटन - All Programs - Microsoft Office - Microsoft Office Word 2007 ।
[1.2] माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के अवयव (Components of Microsoft Word):-
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के निम्नलिखित अवयव होते है -
टाइटल बार (Title Bar):-
यह माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डॉक्यूमेंट में सबसे ऊपर एक रिबन (पटटी) होती है , जो फ़ाइल का नाम और जिस सॉफ्टवेयर में फ़ाइल खुली है तथा उस सॉफ्टवेयर का नाम दिखाती है । टाइटल बार मे तीन बटन होते है जो निम्न प्रकार है -
(i) Minimize (मिनीमाइज):- इस बटन को क्लिक करने से विंडो अस्थायी रूप से बंद होकर टास्क बार में एक बटन के रूप में बदल जाती है।
(ii) Maximize Restore (मैक्सिमाइज / रिस्टोर) :- इस बटन को क्लिक करने से विंडो की पूरी स्क्रीन बदल जाती है और मैक्सिमाइज़ बटन रिस्टोर बटन में बदल जाता है , जिस पर छोटे आयतों (■) का एक जोड़ा छपा होता है ।
(iii) Close (क्लोज) :- इसका प्रयोग किसी खुली हुई फ़ाइल को बन्द करने के लिए करते है ।
स्टैंडर्ड टूल बार (Standard Tool Bar) :-
इसमें फ़ाइल और टेक्स्ट सम्बन्धी कार्यों के लिए टूल रहते है ;जैसे - नई फ़ाइल खोलना , पुरानी फ़ाइल खोलना , फाइलों को सुरक्षित रखना इत्यादि।
Ribbon (रिबन) :- यह स्क्रीन के टाइटल बार के नीचे एक पट्टी होती है । रिबन में किसी कार्य को करने के लिए आदेशों का एक पैनल होता है ; जैसे - सेव , ओपन, प्रिंट आदि ।
Tab (टैब):- रिबन पर मेन्यू बार मे कुछ बटन लगे होते है । इस बटनों को टैब कहते है ।
टैब की कमांड्स निम्न प्रकार है-
Ruller (रूलर):-
यह डॉक्यूमेंट विण्डो के टॉप पर और उसके बाएँ तरफ दिखाई देता है । रूलर का प्रयोग किसी डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट के क्षेतिज और ऊर्ध्वाधर (Horizontal and Vertical)
हाशिए (Margin) को देखने व सेट करने के लिए करते है ।
रूलर्स (Rulers) दो प्रकार के होते है -
(i) क्षेतिज रूलर (Horizontal Ruler):- यह डॉक्यूमेंट की चौड़ाई (Width) को सूचित करता है । इसका प्रयोग लेफ्ट और राइट मार्ज़िन को सेट करने के लिए करते है ।
(ii) ऊर्ध्वाधर रूलर (Vertical Ruler):- यह डॉक्यूमेंट की ऊँचाई (Height)को सूचित करता है । इसका प्रयोग टॉप और बॉटम मार्ज़िन को सेट करने के लिए किया जाता है ।
Status Bar (स्टेटस बार):-
यह बार डॉक्यूमेंट से सम्बंधित कुछ सूचनाएं; जैसे- पेज नम्बर, करण्ट पेज, करण्ट टेम्पलेट, कॉलम नम्बर और लाइन नम्बर आदि को दिखाता है ।
कार्य क्षेत्र (Working Area):-
यह डॉक्यूमेंट विण्डो का आयताकार क्षेत्र होता है , जिसमे आप कुछ टेक्स्ट टाइप करते हो या कोई चित्र या वस्तु जोड़ते हो । इसे वर्कप्लेस (Workplace) नाम से भी जाना जाता है ।
कर्सर (Cursur):-
इसे प्वॉइंटर भी कहते है । यह किसी टेक्स्ट के प्रारम्भिक बिन्दु को दर्शाता है । कर्सर जिस स्थान पर होता है , उसी स्थान पर कोई टेक्स्ट टाइप होता है।
[1.3] माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की विशेषताएँ (Features of Microsoft Word):-
माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड की निम्नलिखित विशेषताएँ है -
Text Editing (टेक्स्ट एडिटिंग):- MS-Word में किसी टेक्स्ट को लिखना , लिखे हुए टेक्स्ट को एडिट करना , डिलीट करना , टेक्स्ट के डॉक्यूमेंट को मॉडिफाई करना आदि कार्य बहुत ही आसानी से होते है । यदि किसी टेक्स्ट को कट कर दिया है, तो कट किया हुआ टेक्स्ट क्लिपबोर्ड में अस्थायी रूप से स्टोर रहता है । जब उसे पेस्ट कर देते है , तो क्लिपबोर्ड से कट किया हुआ टेक्स्ट हट जाता है ।
Formate Text (फॉर्मेट टेक्स्ट):- MS-Word में किसी टेक्स्ट या शब्द की अनेक प्रकार की शब्द डिजाइन से मॉडिफाई (Modify) कर सकते है । विभिन्न प्रकार की स्टाइल का प्रयोग करके टेक्स्ट के एपीयरेंस (Appearance) को बदल सकते है ।
Indentation (इंडेंटेशन):-इंडेंटेशन का तात्पर्य पेज की बाउंड्री और टेक्स्ट के बीच के अंतर से है । इसके प्रयोग से टेक्स्ट और पेज बाउंड्री के बीच मे चारों तरफ से गैप को कम या ज्यादा कर सकते है ।
Page Orientation (पेज ओरिएंटेशन):- इसका प्रयोग किसी टाइप किये हुए टेक्स्ट को एक क्षेतिज पेज में या ऊर्ध्वाधर पेज में प्रिन्ट करने के लिए किया जाता है ।
MS-Word में दो प्रकार के पेज ओरिएंटेशन होते है -
(i) क्षेतिज ओरिएंटेशन (Horizontal Orientation)
(ii) ऊर्ध्वाधर ओरिएंटेशन (Vertical Orientation)
फाइंड एंड रिप्लेस (Find And Replace):- MS-Word में टाइप किये गए टेक्स्ट में से किसी विशेष करैक्टर या शब्द को आसानी से फाइंड (Find) किया जा सकता है । इसमें फाइंड किये गए करैक्टर या शब्द को किसी दूसरे करैक्टर या टेक्स्ट से बदला भी जा सकता है ।
Spelling Check (स्पेल चेक ):- इसमें स्पेलिंग और ग्रामर को चेक करने की सुविधा भी होती है । यह ऑटोमेटिकली (Automatically) स्पेलिंग और ग्रामर (Grammar) की गलतियों को ढूंढता है तथा उसे सही भी कर देता है ।
Dictionary (शब्दकोश):- इस सॉफ्टवेयर में एक comprehensive Dictionary और शब्दकोश होता है, जो एक शब्द के कई पर्यायवाची (Synonyms) देता है ।
Bulletine And Numbering (बुलेट्स एंड नम्बरिंग):- इस सॉफ्टवेयर में अनेक प्रकार के बुलेट्स (विशेष प्रकार के चिन्ह) और नम्बर (गिनती के अंक , रोमन नम्बर और अंग्रेजी के अक्षर) होते है , जिसका प्रयोग करके पेज में एक लिस्ट बना सकते है और पेज में लिखे हुए डाटा को एक क्रम में भी रख सकते है ।
Mail Merge (मेल मर्ज):- मेल मर्ज MS-Word की वह सुविधा है, जिसके द्वारा एक पत्र अनेक व्यक्तियों को भेज सकता है अथवा कुछ सूचनाएं बदलते हुए किसी दस्तावेज की अनेक प्रतियाँ निकाल सकते है । इसमें दो फाइलों से सूचनाएं लेकर उन्हें आपस मे मिलाकर या विलय (Merge) करके वास्तविक दस्तावेज तैयार किया जाता है ।
Graffix (ग्राफिक्स):- यह MS-Word में ड्राइंग बनाने की अच्छी सुविधा होती है । इसके द्वारा विभिन्न प्रकार की आकृति ;जैसे - वृत , आयत , रेखायें , त्रिभुज आदि अनेक प्रकार की ड्राइंग आसानी से बना सकते है । इसमें ड्राइंग बनाने का ड्राइंग टूलबार उपलब्ध होता है जिसमे अनेक प्रकार की ड्राइंग होती है ।
Object Linking And Embending (ऑब्जेक्ट लिंकिंग एंड एम्बेडिंग):- यह एक प्रकार की प्रोग्राम इंटीग्रेशन टेक्नोलॉजी है, जिसका प्रयोग करके ऑब्जेक्ट (Object) के द्वारा सूचनाओं को प्रोग्राम के मध्य सांझा (Share) तथा प्रदर्शित किया जाता है । इसमें विभिन्न प्रकार के ऑब्जेक्ट; जैसे - चार्ट्स (Charts) , समीकरण (Equations), विडिओक्लीप, पिक्चर आदि पाये जाते है, जो सूचनाओं को सांझा करने तथा प्रदर्शित करने में प्रयोग किए जाते है ।
Horizontal And Vertical Scroll Bar (क्षेतिज और ऊर्ध्वाधर स्क्रॉल बार ) :- इस सॉफ्टवेयर में दो स्क्रॉल बार होते है , जो पेज को डॉक्यूमेंट विंडो में ऊपर- नीचे या दाँए बाएँ मूव करते है । इसमें क्षेतिज स्क्रॉल बार होता है , जो स्टेटस बार के ऊपर स्थित होता है । यह स्क्रॉल बार पेज को दाईं ओर या बाईं ओर मूव करा सकते है यह स्क्रॉल बार पेज को डॉक्यूमेंट विंडो में ऊपर नीचे मूव कराता है ।
[1.4] नया डॉक्यूमेंट बनाना (Creating a New Document):- वर्ड में नया डॉक्यूमेंट बनाने के लिए निम्न में से किसी एक विधि का प्रयोग करें-
(i) File मेन्यू में New ऑप्शन पर क्लिक करें।
(ii) टूलबार में New बटन पर क्लिक करें।
(iii) की- बोर्ड से Ctrl+N कुंजियाँ दबाये।
[1.5] Opening And Closing the Documents (डॉक्यूमेंटस को खोलना व बन्द करना) :-
डाक्यूमेंट्स को खोलना (Opening the Documents):-
किसी भी डॉक्यूमेंट को खोलने के लिए निम्न पदों का अनुसरण किया जाता है-
(i) माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन - Open पर क्लिक कीजिए ।
या Ctrl+O सयोंग कुंजी का प्रयोग कीजिये । इससे Open डॉयलोग बॉक्स निम्न चित्र की भाँति प्रस्तुत होगा ।
(ii) इसमें Look in लिस्ट बॉक्स में उस फोल्डर का नाम दिया जाता है ,जिसमे डॉक्यूमेंट होने की संभावना होती है यूजर द्वारा बनाई गई फाइले यूजर अपने उपयोग के अनुसार किसी भी फोल्डर व हार्ड डिस्क में Save कर सकता है ।
(iii) Look in लिस्ट बॉक्स से लोकेशन सेलेक्ट करने के बाद उस फ़ाइल पर क्लिक करके Open बटन पर क्लिक करें ।
Save And Save As (सेव और सेव ऐज):- जब तक किसी डॉक्यूमेंट को किसी डिस्क पर सेव (Save) नही किया जाता तब तक वह केवल मुख्य मैमोरी में रहता है और किसी कारण से बिजली चले जाने पर हमेशा के लिए नष्ट हो जाता है ।
इसलिए प्रत्येक डॉक्यूमेंट को सेव करना आवश्यक होता है । किसी भी वर्ड फ़ाइल या डॉक्यूमेंट को सेव करने के लिए निम्न पदों का अनुसरण किया जाता है ।-
(i) माइक्रोसॉफ़्ट ऑफिस बटन - Save/Save As पर क्लिक कीजिए या Ctrl + S सयोंग कुंजी को दबाइए । इससे Save As डॉयलोग बॉक्स निम्न चित्र की भांति प्रदर्शित होगा -
(ii) प्राप्त डॉयलोग बॉक्स में File name लेबल के सामने वाले टेक्स्ट बॉक्स में उस डॉक्यूमेंट का नाम Save as type में उसका टाइप चयनित करके Save बटन पर क्लिक कीजिए । ऐसा करने से वह डॉक्यूमेंट उस नाम से डिस्क पर सेव (Save) हो जाता है व विंडो के टाइटल बार पर उसका नाम प्रतिस्थापित (Replace) हो जाता है व प्रत्येक बार वह फ़ाइल खोलने पर टाइटल बार पर सेव किया हुआ file name प्रदर्शित होता है ।
Save और Save As में अन्तर -
किसी भी डॉक्यूमेंट या फ़ाइल को पहली बार सेव (Save) करने के लिए Save या Save As दोनों का ही प्रयोग कर सकते है । पहले से सेव की गई फ़ाइल को Save करने से वह फ़ाइल उसी नाम से सेव होती है जबकि Save As कमाण्ड से हम फ़ाइल को अन्य किसी नाम से भी सेव (Save) कर सकते है।
Closing the Document (डॉक्यूमेंट को बंद करना) :- किसी भी वर्ड डॉक्यूमेंट को बंद करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट आफिस बटन पर क्लिक करें तथा Close कमांड पर क्लिक करें ।
[1.6] टेक्स्ट बनाना और उसे मैनिपुलेट करना (Creating and Manipulating the Text):-
वर्ड डॉक्यूमेंट खुल जाने के बाद यूजर टेक्स्ट टाइप करना आरम्भ करता है । टाइप किया गया टेक्स्ट कैरेक्टर क्रम से कर्सर के स्थान पर जुड़ता चला जाता है । Enter का प्रयोग करने से कर्सर नई लाइन में पहुंच जाता है । टाइपिंग में होने वाली गलतियों को या तो उसी समय बैकस्पेस (Backspace) कुंजी के द्वारा या तीर के बटनों के द्वारा सही स्थान पर कर्सर ले जाकर Delete या कुंजी द्वारा ठीक किया जा सकता है । डॉक्यूमेंट में एडिटिंग करके कभी भी कोई भी परिवर्तन किया जा सकता है ।
टेक्स्ट का सिलेक्शन :-
सर्वप्रथम माउस प्वॉइंटर को उस इच्छित स्थान पर लाएँ जहाँ से यूजर टेक्स्ट को सिलेक्ट करना चाहता है । वहां पर माउस बटन को क्लिक करके रखें व उसे दबाये हुए माउस प्वॉइंटर को दायीं ओर मूव कराएं जैसे -जैसे यह प्रिक्रिया होगी वैसे-वैसे टेक्स्ट हाईलाइट हो जाएगा ।
इस प्रकार कर्सर के शुरुआती स्थान से अंतिम तक का सारा डाटा (लाइनों , पैराग्राफ आदि सहित) सिलेक्ट हो जाएगा ।
इसके अतिरिक्त निम्न पदों का प्रयोग करने से भी टेक्स्ट को अधिक आसानी से सिलेक्ट किया जा सकता है-
(i) जिस भी टेक्स्ट , शब्द तथा पैराग्राफ को सिलेक्ट(Select) करना है उसके शुरुआत में कर्सर की स्थिति को सुनिश्चित करें ।
(ii) Shift कुंजी के साथ निम्न कुंजियों का प्रयोग करने से विभिन्न कार्य होते है जिनका वर्णन इस प्रकार है -
यदि यूजर को पूरे डॉक्यूमेंट के कण्टेन्ट को सिलेक्ट करना है , तो Home टैब - Editing ग्रुप - Select बटन - Select All कमाण्ड को चुने या Ctrl + A का प्रयोग करना चाहिए । सिलेक्ट हुए टेक्स्ट पर यूजर कई प्रकार की क्रियाएँ कर सकता है ;जैसे - कट , कॉपी आदि । यदि कोई कण्टेन्ट सिलेक्ट नहीं है , तो यह कमाण्ड निष्क्रिय (Disable) हो जाती है ।
कट ,कॉपी और पेस्ट (Cut, Copy And Paste):-
किसी भी टेक्स्ट को कट / कॉपी करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) जिस टेक्स्ट या कण्टेन्ट को कट / कॉपी करना है , पहले उसे सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब - Clipboard ग्रुप - Cut / Copy कमाण्ड को आवश्यकतानुसार चुने ।
या सिलेक्ट कण्टेन्ट पर राइट क्लिक करके प्राप्त कन्टेक्सट मेन्यू (Context Menu) में से Cut / Copy को आवश्यकतानुसार चुनें ।
या Ctrl + X संयोग कुंजी को कट करने के लिए और
Ctrl + C संयोग कुंजी का प्रयोग कॉपी करने के लिए करें ।
इनमे किसी भी एक निर्देश का पालन करने से कट / कॉपी किया गया कण्टेन्ट क्लिपबोर्ड पर स्वतः ही आ जाएगा ।
कट / कॉपी किए गए कण्टेन्ट को पेस्ट (Paste) करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) सबसे पहले कर्सर की स्थिति को सुनिश्चित करें , जहाँ उस कण्टेन्ट को पेस्ट करना है ।
(ii) Home टैब - Clipboard ग्रुप - Paste कमाण्ड को चुनें ।
या कर्सर के स्थान पर राइट क्लिक करके Paste कमाण्ड को चुनें ।
या Ctrl + V संयोग कुंजी का प्रयोग करे या Clipboard डाइलॉग बॉक्स में से इच्छित पदों के अनुपालन से टेक्स्ट कर्सर के आगे स्वतः ही जुड़ जाएगा ।
फॉण्ट और साइज का सिलेक्शन (Font And Size Selection):-
यूजर किसी भी टेक्स्ट का फॉन्ट तथा आकार भी बदल जाता है । टेक्स्ट के फॉण्ट को बदलने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है ।
(i) टेक्स्ट को सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब के Font ग्रुप के Font Face बॉक्स के Arrow पर क्लिक करें ।
(iii) प्रस्तुत लिस्ट में से इच्छानुसार Font को चुनें ।
टेक्स्ट के साइज का सिलेक्शन करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) टेक्स्ट को सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब के Font ग्रुप के Font Size बॉक्स के Arrow पर क्लिक करें।
(iii) प्रस्तुत लिस्ट में से इच्छानुसार Size को चुनें ।
टेक्स्ट का एलाइनमेन्ट :-
वर्ड डॉक्यूमेंट की उपयोगिता को बढ़ाने के लिए टेक्स्ट एलाइनमेन्ट का प्रयोग किया जाता है । इस कार्य को करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है ।
(i) जिस टेक्स्ट या कण्टेन्ट का एलाइनमेन्ट सेट करना है , उसे सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब - Paragraph ग्रुप में से उचित एलाइनमेन्ट को क्लिक करें । Paragraph ग्रुप में इस कार्य को करने के लिए 4 बटन उपलब्ध है ।
● लेफ्ट एलाइनमेन्ट ● राइट एलाइनमेन्ट
● सेण्टर एलाइनमेन्ट ● जस्टीफ़ाइड
[1.7] टेक्स्ट की फॉर्मेटिंग करना (Formatting the Text):-
MS-Word 2007 में यूजर किसी भी सिलेक्टेड टेक्स्ट पर बहुत आसानी से फॉर्मेटिंग कर सकता है। यह कार्य वर्ड 2007 में रिबन पर स्थित ग्रुप्स से किया जाता है ।
टेक्स्ट को हाईलाइट करना :-
किसी भी टेक्स्ट को हाईलाइट करने के लिए प्रायः निम्नलिखित चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) इच्छित टेक्स्ट को सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब के Font ग्रुप से Text Highlighting Color ऑप्शन के Arrow पर क्लिक करें, जिससे एक कलर बॉक्स खुल जाएगा ।
(iii) इस कलर बॉक्स में से इच्छानुसार कोई भी रंग चुन लीजिए । इस प्रकार से किसी भी टेक्स्ट को हाईलाइट किया जा सकता है । हाईलाइट का प्रभाव समाप्त करने के लिए हाईलाइट ऑप्शन को पुनः खोलकर उसमें से No Color विकल्प को सिलेक्ट किया जाता है ।
टेक्स्ट का रंग बदलना :-
इस कार्य को करने की विधि अग्रलिखित है-
(i) टेक्स्ट को सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब के Font ग्रुप से Font Color ऑप्शन को चुने । इससे एक कलर बॉक्स प्रदर्शित होगा ।
(ii) इस बॉक्स में से कोई भी रंग सिलेक्ट करने से टेक्स्ट का कलर बदल जाता है । टेक्स्ट को फिर से काले रंग में लाने के लिए कलर बॉक्स को फिर से खोलकर उसमे से Automatic विकल्प को सिलेक्ट कीजिए।
पैराग्राफ इन्डेंटिंग :-
किसी पैराग्राफ की सभी पंक्तियों को थोड़ा दांई ओर हटाकर मार्ज़िन सेट करने की विधि को पैराग्राफ इंडेंटेशन कहते है । इस कार्य को करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) पैराग्राफ को सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब के Paragraph ग्रुप में से Increase Indent या Decrease Indent बटनों का आवश्यकतानुसार प्रयोग करें।
यह Margines को कम से कम एक टैब के बराबर क्रमशः अधिक तथा कम करने के लिए प्रयोग किये जाते है । पैराग्राफ को इण्डेन्ट क्षेतिज रूलर द्वारा भी किया जा सकता है ।
इस रूलर के बाएँ किनारे पर दो छोटे त्रिकोण (Triangle) ऊपर - नीचे बने हुए है , उनके नीचे एक छोटा सा आयत (Rectangle) बना हुआ है और दाँए किनारे पर एक त्रिकोण बना हुआ है । इन्हें मार्कर (Marker) कहा जाता है । लेफ्ट इण्डेन्ट तथा राइट इण्डेन्ट मार्करों का प्रयोग पूरे पैराग्राफ को अलग मार्ज़िन देने में अथार्त किसी पैराग्राफ को अन्य पैराग्राफ से कम या अधिक गैप (Gap) देने में किया जाता है । यूजर इन्हें माउस प्वॉइंटर से पकड़कर दाएँ या बाएँ मूव करा सकते है और पैराग्राफ को उचित स्थान पर सेट कर सकते है ।
[1.8] बुलेट्स तथा नंबरिंग (Bullets and Numbering):-
कभी कभी MS - Word में प्रत्येक वाक्य को एक अलग लाइन में किसी विशेष चिन्ह जैसे बड़ा बिंदु या वर्ग के साथ दिखाया जाता है । इस चिन्हों को बुलेट और ऐसी सूचियों को बुलेट लिस्ट कहा जाता है । जब प्रत्येक वाक्य या लाइन को नम्बरों के द्वारा दर्शाया जाता है, तो उस लिस्ट को नंबर लिस्ट कहते है ।
बुलेट लिस्ट बनाना :-
MS - Word में यूजर दो प्रकार से बुलेट लिस्ट बना सकते है । पहली विधि से यूजर वाक्य टाइप करते समय ही बुलेट लिस्ट बना सकते है और दूसरी विधि में टाइप करने के बाद उसे बुलेट लिस्ट में बदल सकते है । यह दोनों विधियाँ निम्न प्रकार है -
प्रथम विधि - यूजर वाक्य टाइप करते समय ही निम्न चरणों का अनुसरण करके बुलेट लिस्ट बना सकता है
(i) किसी भी वाक्य को टाइप करने से पहले Asterisk* को टाइप करें ।
(ii) स्पेस देकर वाक्य को टाइप करें ।
(iii) Enter कुंजी दबाएं ।
जब यूजर बुलेट लिस्ट का अंत करना चाहे तो अंतिम वाक्य के बाद नया बुलेट आते ही सिर्फ Enter कुंजी दबाये ।
द्वितीय विधि - इस विधि में पहले से ही टाइप वाक्य में बुलेट लगाई जाती है । इसके लिए उस लिस्ट के सभी वाक्य अलग अलग पंक्तियों या पैराग्राफ में होने चाहिए । पंक्तियों / पैराग्राफ को बुलेट लिस्ट में बदलने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) वाक्यों को सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब - paragraph ग्रुप - Bullets बटन पर क्लिक कीजिए ।
या राइट क्लिक करके प्राप्त कन्टेक्सट मेन्यू में से Bullets कमाण्ड से उपयुक्त बुलेट को Bullet Library में से चुनें । जो निम्न प्रकार है -
ऐसा करते ही उन सभी वाक्यों की एक बुलेट लिस्ट बन जाएगी । किसी बुलेट लिस्ट की सामान्य वाक्यों या पैराग्राफों में बदलने के लिए पहले बुलेट लिस्ट को सिलेक्ट करें, फिर Home टैब में Paragraph ग्रुप से Bullets विकल्प पर क्लिक करे । इससे बुलेट लिस्ट सामान्य पैराग्राफ / वाक्यों में बदल जाएगी ।
नम्बर लिस्ट बनाना (Making Number List):-
MS-Word में बुलेट लिस्ट की तरह यूजर नम्बर लिस्ट भी बना सकते है । ऐसी लिस्ट संख्याएँ , कैरेक्टर या रोमन नम्बर आदि से प्रदर्शित होती है । नम्बर लिस्ट बनाने को प्रायः दो विधियाँ है-
प्रथम विधि - वाक्य टाइप करते समय ही नम्बर लिस्ट बनाने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण करें -
(i) कोई संख्या (1-9), कैरेक्टर (a या A), रोमन नम्बर (i) व उसके बाद (.) या दायां कोष्ठक ')' लगाकर Tab कुंजी दबाये ।
(ii) वाक्य को टाइप करें ।
(iii) Enter कुंजी दबाये।
वाक्य के अन्त में Enter कुंजी दबाने से अगला नम्बर स्वतः ही टाइप हो जाएगा ।
द्वितीय विधि - इस विधि से बुलेट लिस्ट की तरह सामान्य पैराग्राफों / वाक्यों को नम्बर लिस्ट में बदल सकते है। इस विधि में प्रायः निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) पैराग्राफ या वाक्यों को सिलेक्ट करें ।
(ii) Home टैब - Paragraph ग्रुप - Numbering बटन पर क्लिक करें। प्राप्त ड्राप डाउन लिस्ट में से इच्छानुसार नंबरिंग स्टाइल को चुनें।
या राइट क्लिक करके प्राप्त कन्टेक्सट मेन्यू में से नंबरिंग स्टाइल को चुने । जो निम्न प्रकार है -
नंबरिंग को पैराग्राफ या कण्टेन्ट से हटाने की प्रक्रिया , बुलेट्स को हटाने की प्रक्रिया के समान है । इसमें पैराग्राफ / वाक्यों को सिलेक्ट करके प्लसेगहु बटन पर क्लिक करें।
[1.9] टेबल का मैनीपुलेशन (Manipulation of Table):-
टेबल में पंक्तियों और कॉलमों के रूप में सूचनाओं को व्यवस्थित किया जाता है । यूजर MS-Word के डॉक्यूमेंटस में कहीं भी टेबल डाल सकते है । टेबल क्षेतिज पंक्तियों (Horizontal Rows) तथा ऊर्ध्वाधर कॉलमों (Vertical Columns) से बनी होती है । पंक्तियों तथा कॉलमों के कटाव से बनने वाले खानों को सेल (Cell) कहा जाता है । सेलों में ही डाटा प्रविष्ट किया जाता है । इनमे यूजर साधारण टेक्स्ट , संख्याएँ अथवा चित्र प्रविष्ट कर सकता है । प्रत्येक सेल के टेक्स्ट को यूजर फॉर्मेट कर सकता है । बॉर्डर एवं शेडिंग फीचर्स का प्रयोग यूजर टेबल को आकर्षक बना सकता है ।
टेबल को इन्सर्ट करना :-
किसी वर्ड डॉक्यूमेंट में टेबल बनाने के लिए निम्नलिखित चरणों का अनुसरण किया जाता है ।
(i) साधारण टेबल बनाने के लिए पहले कर्सर को उस स्थान पर लाइए जहाँ पर यूजर टेबल को बनाना चाहता है ।
(ii) Insert टैब - Tables ग्रुप - टेबल विकल्प को क्लिक करें । इससे निम्न चित्र की भाँति ड्रॉप डाउन लिस्ट प्रस्तुत होगी ।
(iii) इस ड्राप डाउन लिस्ट पर माउस को घुमाने से आगामी टेबल के कॉलम्स व पंक्तियाँ हाईलाइट हो जाएँगीं व इच्छानुसार कॉलम व पंक्तियों को चुनकर क्लिक करने पर टेबल डॉक्यूमेंट में स्वतः ही इन्सर्ट हो जाएगी ।
इसके अतिरिक्त यह कार्य निम्न दो विधि द्वारा भी किया जा सकता है ।
(i) Insert टैब - Tables ग्रुप - Table - Insert Table को सिलेक्ट करें करने से निम्न चित्र की भाँति Insert Table डाइलॉग बॉक्स प्राप्त होगा ।
इस डॉयलोग बॉक्स में कॉलमों तथा पंक्तियों की संख्या उनके स्पिन बॉक्सों में सेट की जाती है व इस डॉयलोग बॉक्स की सहायता से यूजर आवश्यकतानुसार चौड़ाई कभी भी बदल सकता है ।
(ii) Insert टैब - Tables ग्रुप - Table - Draw Table को सिलेक्ट करें । ऐसा करने से प्वॉइंटर पेन्सिल में बदल जायेगा । टेबल की बाहरी सीमा को बनाने के लिए एक आयत बनाएँ ।
सेल की विड्थ और हाइट बदलना :-
सामान्यतः वर्ड में रो (Row) की हाइट (Height) एवम कॉलम (Column) की विड्थ (Width) ऑटोमैटिक रूप से सेट रहती है; परन्तु यूजर इसे बदलना चाहे तो इसे बदल सकता है ।
टेबल में रो की हाइट बदलना :- टेबल में रो की हाइट बदलने के लिए निम्नलिखित चरणों का अनुसरण किया जाता है - (i) जिस रो की हाइट को बदलना है, कर्सर को उस रो के किसी सेल पर लाएँ ।
(ii) Right क्लिक करके , प्राप्त कन्टेक्सट मेन्यू में से Table Properties विकल्प पर क्लिक करें । इससे Table Properties का डॉयलोग बॉक्स निम्न चित्र की भांति प्रदर्शित होगा ।
(iii) Row टैब पर क्लिक करें ।
(iv) Size ग्रुप में Specify height चेक बॉक्स पर क्लिक करें। रो की हाइट के लिए वैल्यू को टाइप करें या उप / डाउन बटन की सहायता से वैल्यू चुनें ।
(v) वैल्यू निर्धारित करने के बाद OK बटन पर क्लिक करें । इससे टेबल की चुनी गई रो की हाइट दी गई वैल्यू के समान हो जाएगी ।
टेबल में कॉलम की विड्थ बदलना :-
टेबल में कॉलम की विड्थ बदलने के लिए निम्नलिखित चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) जिस कॉलम की विड्थ बदलनी है, कर्सर को उस कॉलम पर लाएँ ।
(ii) राइट क्लिक करके प्राप्त कन्टेक्सट मेन्यू में Table Properties पर क्लिक करें । इससे Table Properties डॉयलोग बॉक्स निम्न चित्र की भाँति प्रदर्शित होगा -
(iii) Column टैब को क्लिक करें ।
(iv) Size ग्रुप में Preferred Width चेक बॉक्स पर क्लिक करें । कॉलम्स की विड्थ के लिए वैल्यू टाइप करें या उप/डाउन बटन की सहायता से वैल्यू चुनें ।
(v) वैल्यू निर्धारित करने के बाद OK बटन पर क्लिक करें ।
रॉ एवम कॉलम की हाइट एवम विड्थ ड्रग एंड ड्राप तरीके से भी बदली जा सकती है । इसके लिए माउस प्वॉइंटर को बाउंड्री पर लाया जाता है । जिससे प्वॉइंटर रॉ ऐसे शेप में बदल जाएगा । फिर माउस प्वॉइंटर को ड्रैग करते हुए रिलीज करने पर आवश्यक हाइट एवम विड्थ पर पहुँचाजा सकता है ।
सेल में टेक्स्ट को एलाइन करना :-
वर्ड के टेबल में टेक्स्ट डिफ़ॉल्ट रूप से सेल के ऊपरी भाग में एलाइन रहता है । यदि यूजर सेल में टेक्स्ट का एलाइनमेन्ट बदलना चाहे तो उसे निम्न चरणों का अनुसरण करना पड़ेगा। इसकी विधि निम्न है-
(i) उस सेल पर क्लिक करें जिसके टेक्स्ट की एलाइनमेन्ट बदलनी है ।
(ii) राइट क्लिक करें । राइट क्लिक करने से प्राप्त कन्टेक्सट मेन्यू में से Cell Alignment ऑप्शन से अनेक एलाइनमेन्ट प्रदर्शित होंगे , जिनमे से यूजर इच्छानुसार एलाइनमेंट सिलेक्ट कर सकता है ।
रॉ या कॉलम को इन्सर्ट और डिलीट करना :-
रॉ या कॉलम को इन्सर्ट और डिलीट करने की प्रक्रिया निम्न है-
(i) टेबल के अंत मे रॉ इन्सर्ट करना (To Insert the Row in End of Table):-
टेबल के अंत मे रॉ इन्सर्ट करने के लिए , इंसर्शन प्वॉइंटर को अंतिम सेल में रखकर Tab बटन दबाने पर एक नई रॉ इन्सर्ट हो जाएगी ।
(ii) टेबल में रॉ इन्सर्ट करना (To Insert Row in the Table):-
टेबल में रॉ को इन्सर्ट करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
1. जिस रॉ के नीचे या ऊपर नई रॉ इन्सर्ट करना चाहते है , इंसर्शन प्वॉइंटर को उस रॉ पर लाएँ ।
2. Layout टैब - Rows & Columns ग्रुप में आवश्यकतानुसार Insert Above या Insert Below विकल्प को चुनें -
● Insert Above इंसर्शन प्वॉइंटर के ऊपर पंक्ति को इन्सर्ट करने के लिए ।
● Insert Below इंसर्शन प्वॉइंटर के नीचे पंक्ति को इन्सर्ट करने के लिए ।
यूजर द्वारा चुने गए ऑप्शन के अनुसार रॉ इन्सर्ट हो जाएगी ।
(iii) रॉ डिलीट करना (To Delete थे Raw) :- किसी रॉ को डिलीट करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
1. जिस रॉ को डिलीट करना चाहते है उसे सेलेक्ट करें ।
2. Layout टैब - Rows & Columns ग्रुप में Delete बटन पर क्लिक करें , जिससे निम्न प्रकार की ड्राप डाउन लिस्ट प्रस्तुत होगी जैसा कि चित्र में दिखाया गया है -
यूजर इनमे से किसी भी ऑप्शन को अपनी आवश्यकतानुसार चुन सकता है ।
(iv) कॉलम इन्सर्ट करना (To Insert Column) :- किसी कॉलम को इन्सर्ट करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
1. जिस सेल के दाँए या बाएँ नए कॉलम को इन्सर्ट करना है , तो उस सेल में इंसर्शन प्वॉइंटर को रखें ।
2. Layout टैब - Rows & Columns ग्रुप में से ये निम्न कमाण्ड को आवश्यकतानुसार चुनें ।
● Insert Left इस कमाण्ड का प्रयोग इंसर्शन प्वॉइंटर के बाएँ ओर कॉलम की इन्सर्ट करने के लिए किया जाता है ।
● Insert Right इस कमांड के प्रयोग से दाएँ ओर नए कॉलम को इन्सर्ट कर दिया जाता है ।
यूजर द्वारा चुने गए ऑप्शन के अनुसार,कॉलम इन्सर्ट हो जाएगी ।
(v) कॉलम डिलीट करना (To Delete Column):- किसी . कॉलम को डिलीट करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
1.उस कॉलम को सिलेक्ट करें जिसे आप डिलीट करना चाहते है ।
2. Layout टैब - Rows & Columns ग्रुप - Delete बटन - Delete Column पर क्लिक करें ।
[1.10] पेज सेटअप (Page Setup):-
पेज की सेटिंग ; जैसे - मार्ज़िन , ओरिएंटेशन, साइज करने के लिए पेज सेटअप की आवशयक्ता होती है ; जैसे - कागज का आकार , विभिन्न मार्ज़िन , पेपर का साइज , कागज का layout आदि । पेज को सेटअप करने के लिए निम्न पदों का अनुसरण किया जाता है -
(i) Page Layout टैब से Page Setup ग्रुप में जाएँ , जो निम्न प्रकार है -
इसमे से यूजर इच्छानुसार पेज की सेटिंग कर सकता है ।
(ii) Page Setup ग्रुप के डॉयलोग बॉक्स बटन को दबाएँ , जो ग्रुप में दाँई ओर सबसे नीचे दिखाई देता है । इससे Page Setup डॉयलोग बॉक्स निम्न चित्र की भाँति प्रदर्शित होगा -
इस डॉयलोग बॉक्स को रूलर पर डबल क्लिक करके भी प्राप्त किया जा सकता है । इसमें तीन टैब्स होते है -
(i) Margins:- इस टैब की सहायता से यूजर पेज के मार्जिन्स ओरिएंटेशन इत्यादि से मॉडिफाई कर सकता है ।
(ii) Paper :- इस टैब की सहायता से पेपर साइज , पेपर की लंबाई व चौड़ाई व पेपर सोर्स इत्यादि से सम्बंधित सेटिंग्स को कस्टमाइज किया जाता है ।
(iii) Layout :- इस टैब की सहायता से पेज के सेक्शन हैडर्स व फुटर्स तथा पेज के वर्टिकल एलाइनमेन्ट को कस्टमाइज किया जाता है ।
उपरोक्त परिवर्तन करने के पश्चात OK बटन पर क्लिक करें ।
[1.11] प्रिन्ट प्रिव्यू (Print Preview):- MS-Word की Print Preview सुविधा से यूजर किसी डॉक्यूमेंट को प्रिन्ट करने से पहले ही स्क्रीन पर देख सकते हैं कि प्रिन्ट होने पर वह डॉक्यूमेंट कैसा लगेगा । इस सुविधा का उपयोग करने के लिए Microsoft Office Button से Print विकल्प से Print Preview कमाण्ड को चुनें । इससे Print Preview टैब के ग्रुप्स में प्रदर्शित होंगे ।
Print Preview टैब में निम्न ग्रुप होते है -
● Print ग्रुप - Print , Option
● Page Setup ग्रुप - Margins , Orientation , Size
● Zoom ग्रुप - Zoom , 100% , One Page ,Two Page , Page Width .
● Preview ग्रुप - Show Ruler , Magnifier , Shrink One Page, Next Page , Previous Page , Close Print Preview.
[1.12] डॉक्यूमेंट को प्रिन्ट करना (Printing the Document):-
प्रिंट प्रीव्यू देखने के बाद आप डॉक्यूमेंट को प्रिंट करा सकते है । ऐसा करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है -
(i) Microsoft Office बटन से Print कमाण्ड पर क्लिक करें । जिससे Print डॉयलोग बॉक्स निम्न चित्र की भाँति प्रदर्शित होगा -
(ii) डॉक्युमेन्ट को सामान्य सेटिंग में प्रिंट करने के लिए OK बटन पर क्लिक करें।
या Microsoft Office बटन से Print कमाण्ड के Quick Print कमाण्ड पर क्लिक करें , जिससे डॉक्यूमेंट सामान्य सेटिंग में प्रिंट हो जाएगा । यदि आपको कोई विशेष पेज प्रिंट करना हो तो उस पेज का नम्बर या पेजेज के नम्बर की रेंज , जैसे 2-6, Pages बॉक्स में लिखें तथा OK बटन पर क्लिक करें ।
यदि आपको प्रिंट की एक से अधिक कॉपी निकालनी है, तो Number of copies बॉक्स में कॉपीस कई संख्या लिखें तथा OK बटन पर क्लिक करें ।
तालिका 8. 1 एमएस-वर्ड के की -बोर्ड शार्टकट्स
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